Signaturen und Textbausteine

Signaturen hängen an Identitäten

Eine Signatur steht nicht am Postfach, sondern an einer Identität. Eine Identität ist eine Absenderadresse: deine Hauptadresse oder ein aktiver Alias. Wer unter mehreren Adressen schreibt, hinterlegt also je Adresse eine eigene Signatur.

Bei den älteren Mailpaketen legt das Webmail die Identitäten für Hauptadresse und Aliase beim Anmelden selbst an. Sonst ist der erste Schritt Identität hinzufügen, für die Hauptadresse oder einen aktiven Alias, danach der Text.

Eine Identität kann einen Anzeigenamen tragen, der beim Empfänger neben der Adresse steht. Eine davon ist der Standard-Absender: Diese Adresse wählt das Verfassen-Fenster vor.

Wo die Signatur steht

Bei einer neuen Nachricht steht die Signatur unter deinem Text. Bei Antworten und Weiterleitungen legst du je Identität zweierlei fest:

• Position: über dem Zitat (Voreinstellung) oder darunter. Über dem Zitat ist die übliche Form im Geschäftsverkehr: Der Empfänger liest deine Antwort samt Signatur, bevor der zitierte Verlauf beginnt.
• Anhängen oder nicht: Wer in einem langen Wechsel nicht jedes Mal die volle Signatur mitschicken will, schaltet sie für Antworten und Weiterleitungen ab.

HTML und Vorschau

Die Signatur darf HTML enthalten, etwa Hervorhebungen, Links oder ein Logo über seine Adresse. Die Vorschau zeigt genau das, was gespeichert wird: Skripte, Formulare und eingebettete Stilblöcke entfernt das Webmail beim Speichern, damit eine Signatur keinen Code in deine Nachrichten trägt. Formatierung, Links und Bilder bleiben.

Textbausteine

Textbausteine sind wiederkehrende Formulierungen, die du einmal schreibst und beim Verfassen einsetzt. Sie sind Klartext und landen an der Cursorposition im Nachrichtentext.

Der Unterschied zur Signatur: Eine Signatur hängt automatisch an der Identität, ein Baustein wird bewusst eingefügt. Für „Mit freundlichen Grüßen samt Anschrift” nimmt man die Signatur, für „Antwort auf eine häufige Rückfrage” den Baustein.